Zatrudniasz pracownika? Oto Twoje obowiązki krok po kroku

Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny moment w rozwoju firmy. Ale razem z nim pojawiają się formalności, które musisz załatwić. Spokojnie – poniżej znajdziesz prostą listę kroków, dzięki którym przejdziesz przez całą procedurę bez stresu.

1️⃣ Wybór formy zatrudnienia

• Umowa o pracę – daje pełne prawa pracownicze (urlop, składki ZUS, ochrona kodeksowa).
• Umowa zlecenie – bardziej elastyczna, ale z mniejszymi uprawnieniami dla pracownika.
• Umowa o dzieło – tylko przy konkretnym efekcie pracy, bez składek (z wyjątkami).

👉 Pierwszy krok to decyzja, jaka forma jest najlepsza dla Ciebie i dla zatrudnionej osoby

2️⃣ Przygotowanie dokumentów

• Umowa (na piśmie!).
• Kwestionariusz osobowy pracownika i oświadczenia (np. o PIT-2, ZFŚS).
• Skierowanie na badania lekarskie wstępne.

Pracownik musi mieć ważne badania lekarskie i szkolenie BHP jeszcze zanim zacznie pracę.

3️⃣ Zgłoszenia do ZUS

Jako pracodawca masz obowiązek zgłosić pracownika w ciągu 7 dni od zatrudnienia:

• Formularz ZUS ZUA (przy umowie o pracę).
• Formularz ZUS ZZA (przy umowie zlecenie, jeśli składki tylko zdrowotne).

4️⃣ Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Od 2019 r. dokumentację można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Obejmuje:

• akta osobowe,
• ewidencję czasu pracy,
• listy płac / rachunki.

5️⃣ Wypłata wynagrodzenia i podatki

• Wynagrodzenie musisz wypłacić co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie.

• Do 20. dnia miesiąca płacisz składki ZUS.

• Do 20. dnia miesiąca wpłacasz zaliczkę na podatek dochodowy (PIT-4).

6️⃣ Obowiązki wobec urzędu skarbowego

Na koniec roku wystawiasz pracownikowi PIT-11 (do końca stycznia), a do urzędu skarbowego składasz PIT-4R.

7️⃣ Bezpieczeństwo i prawo pracy

• Szkolenia BHP – wstępne i okresowe.

• Badania profilaktyczne.

• Przestrzeganie norm czasu pracy i udzielanie urlopów.

Podsumowanie

Zatrudnienie pracownika to odpowiedzialność, ale też krok w stronę rozwoju Twojej firmy. Najważniejsze to: umowa, ZUS, podatki i dokumentacja. Jeśli dobrze uporządkujesz te obowiązki – cała procedura staje się naprawdę prosta.

Jeśli cenisz swój czas, chcesz mieć wszystko pod ręką i lubisz proste rozwiązania – księgowość w systemie wFirma to wybór dla Ciebie.

💬 Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce?

Umów się na darmową rozmowę – opowiesz mi o swojej firmie, a ja pokażę Ci, jak łatwa może być księgowość online.