KSeF – co przedsiębiorca powinien wiedzieć i jak się przygotować?

Od kwietnia 2026 r. każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To duża zmiana, ale spokojnie – przy odpowiednim przygotowaniu nie ma się czego obawiać. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, które pomogą Ci wejść w nową rzeczywistość bez stresu.

Czym jest KSeF?

KSeF to rządowy system do wystawiania i odbierania faktur. Od momentu wprowadzenia obowiązku każda faktura sprzedaży musi trafić do KSeF, a kontrahent będzie ją pobierał bezpośrednio z tego systemu. Nie będzie już konieczności wysyłania faktur mailem czy drukowania ich na papierze.

Dlaczego wprowadzono KSeF?

walka z wyłudzeniami VAT i większa kontrola nad obrotem,
szybszy zwrot podatku VAT,
większe bezpieczeństwo (faktury nie „zgubią się” w skrzynce mailowej),
porządek w dokumentach – wszystkie faktury są przechowywane w jednym miejscu.

Jak przygotować się do KSeF?

1️⃣ Sprawdź, z jakiego programu korzystasz do fakturowania

Jeśli masz program do wystawiania faktur, upewnij się, że posiada integrację z KSeF. Wiele systemów już teraz oferuje taką możliwość. Między innymi też system wFirma , gotowa na KSeF już dziś .

2️⃣ Zadbaj o uprawnienia

Aby korzystać z KSeF, trzeba nadać odpowiednie uprawnienia:

przedsiębiorca loguje się do systemu (np. przez ePUAP lub Profil Zaufany),
może też upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania i/lub odbierania faktur w jego imieniu.

3️⃣ Przygotuj kontrahentów

Twoi klienci i dostawcy również będą działać w KSeF. Oznacza to, że faktura będzie widoczna dla obu stron dopiero po zaakceptowaniu jej przez system. Warto ich o tym poinformować, by nie było zaskoczenia

4️⃣ Przetestuj system

Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe. Możesz już teraz sprawdzić, jak wygląda wystawienie faktury w KSeF i jakie dane są wymagane.

5️⃣ Zadbaj o komunikację z biurem rachunkowym

Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, poinformuj je, czy chcesz, aby to ono wystawiało faktury w Twoim imieniu. Wtedy będziesz musiał udzielić stosownego pełnomocnictwa.

Co się zmieni w Twojej codziennej pracy?

faktury będą miały unikalny numer KSeF, a nie tylko numerację firmową,
nie wyślesz faktury mailem – system zrobi to za Ciebie,
zniknie problem z duplikatami czy korektami – wszystko będzie rejestrowane centralnie,
w przypadku awarii systemu będzie można wystawić fakturę offline i później przesłać ją do KSeF.

Podsumowanie

KSeF to zmiana, która może wydawać się skomplikowana, ale w praktyce uprości obieg dokumentów i zwiększy bezpieczeństwo. Najważniejsze to:

✔ sprawdzić swój program do faktur,

✔ przygotować pełnomocnictwa,

✔ skonsultować się z księgową, jak najlepiej przejść ten proces.

Nie zostajesz z tym sam! Jeśli jesteś Klientem naszego biura, przygotujemy Cię do obsługi KSeF krok po kroku i zajmiemy się formalnościami.

Uwaga: odroczenie obowiązku stosowania KSeF dla mikro-przedsiębiorców - od kwietnia 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku podatnicy, u których łączną sprzedaż w trakcie miesiąca nie przekracza 10 000 zł brutto będą mogli dokumentować sprzedaż bez użycia KSeF,

Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-krajowy-system-e-faktur

Jeśli cenisz swój czas, chcesz mieć wszystko pod ręką i lubisz proste rozwiązania – księgowość w systemie wFirma to wybór dla Ciebie.

💬 Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce?

Umów się na darmową rozmowę – opowiesz mi o swojej firmie, a ja pokażę Ci, jak łatwa może być księgowość online.