Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury?

Przewodnik dla JDG i spółek cywilnych

Od windykacji miękkiej po kroki prawne

W świecie biznesu terminowe płatności to podstawa. Niestety, każdy przedsiębiorca prędzej czy później spotyka się z sytuacją, w której kontrahent spóźnia się z zapłatą lub całkowicie ignoruje wystawioną fakturę. Co wtedy zrobić? Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik – krok po kroku.

1️⃣ Sprawdź podstawy formalne

Zanim podejmiesz działania, upewnij się, że:

• faktura została prawidłowo wystawiona (dane, numer, termin płatności),
• dokument został dostarczony i odebrany przez kontrahenta,
• nie ma wątpliwości co do wykonania usługi lub dostawy towaru.

Czasem problem leży po stronie drobnej pomyłki lub braku kontaktu

2️⃣ Windykacja miękka – zacznij od przypomnienia

Pierwszy krok to delikatne przypomnienie. W praktyce:

• wyślij e-mail z prośbą o potwierdzenie płatności,
• zadzwoń i dowiedz się, co jest powodem opóźnienia,
• wyślij ponaglenie z wyznaczeniem nowego, krótkiego terminu.

👉 Ważne: zachowaj profesjonalny, ale stanowczy ton – często już ten etap wystarcza, aby odzyskać pieniądze.

3️⃣  Wezwanie do zapłaty

Jeśli przypomnienia nie działają, przygotuj oficjalne wezwanie do zapłaty:

• na piśmie (tradycyjnie lub elektronicznie z potwierdzeniem odbioru),
• z dokładnym wskazaniem kwoty i terminu,
• z informacją o konsekwencjach w razie braku płatności.

Takie wezwanie to sygnał dla kontrahenta, że sprawę traktujesz poważnie.

4️⃣ Odsetki i rekompensata

Masz prawo doliczyć do należności:

• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
• ryczałtową rekompensatę (40, 70 lub 100 euro w zależności od kwoty długu).

To często motywuje dłużnika do szybszej spłaty.

5️⃣ Windykacja zewnętrzna

Jeśli kontrahent wciąż milczy – rozważ wsparcie:

• firmy windykacyjnej,
• kancelarii prawnej,
• giełdy wierzytelności (publiczne wpisanie dłużnika działa odstraszająco).

6️⃣ Kroki prawne

Ostateczność, ale czasem niezbędna. Masz kilka możliwości:

• nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym – szybka ścieżka sądowa,
• pozew o zapłatę – gdy sprawa jest bardziej skomplikowana,
• egzekucja komornicza – jeśli uzyskasz prawomocny wyrok, komornik może zająć majątek dłużnika.

7️⃣ Jak unikać podobnych sytuacji w przyszłości?

• Weryfikuj kontrahentów przed współpracą (KRD, BIG, CEIDG, KRS).

• Wprowadzaj zaliczki lub płatności częściowe.

• Ustal jasne terminy i konsekwencje w umowie.

• Korzystaj z faktoringu lub ubezpieczenia należności.

  ✅ Podsumowanie Nieopłacona faktura to problem, który trzeba rozwiązywać szybko i konsekwentnie. Zaczynaj od miękkiej windykacji i przypomnień, ale nie wahaj się korzystać z narzędzi prawnych – to Twoje prawo i ochrona Twojej firmy.  

Jeśli cenisz swój czas, chcesz mieć wszystko pod ręką i lubisz proste rozwiązania – księgowość w systemie wFirma to wybór dla Ciebie.

💬 Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce?

Umów się na darmową rozmowę – opowiesz mi o swojej firmie, a ja pokażę Ci, jak łatwa może być księgowość online.